Les questions suivantes peuvent aider les directeurs d’école à analyser les questions liées aux finances lorsqu’ils rencontrent leurs équipes de gestion, leur conseil d’administration et les donateurs.
Communication
- Pendant la crise, comment avez-vous communiqué avec votre équipe de direction, votre faculté, votre personnel et votre conseil d’administration au sujet de la situation financière actuelle et du plan de l’école ? Comment le contenu et la fréquence des communications (en personne et en ligne) devront-ils changer à mesure que vous prévoyez de rouvrir ?
- En particulier, comment pourriez-vous travailler avec votre conseil d’administration pour sauvegarder la mission de votre école, repenser les projets d’investissement et maximiser l’utilisation des immobilisations ?
- Pendant la crise, comment votre école a-t-elle communiqué avec les donateurs, notamment les églises locales et les particuliers, ainsi qu’avec les bailleurs de fonds internationaux ? Les donateurs savent-ils comment l’école se porte et ce à quoi elle est confrontée ?
- Comment la communication avec les donateurs devra-t-elle se développer à l’avenir ? Qu’est-ce que les donateurs ont besoin d’entendre de votre part lorsque vous pensez à l’avenir ?
- Comment pourriez-vous mobiliser le soutien des donateurs spécifiquement pour la réouverture ? Par exemple, les donateurs seraient-ils intéressés par des opportunités d’investissement comme celles qui suivent : Les besoins de l’école en matière d’équipement en ligne ? Des ordinateurs portables pour les professeurs ? Un accès Internet fiable pour les professeurs et les étudiants ? Les salaires des assistants d’enseignement supplémentaires pour les professeurs qui enseignent maintenant en ligne ?
- Comment votre école pourrait-elle utiliser les fonds désignés (fonds de construction, fonds de bourses d’études) pour faire face à la crise ? Pourriez-vous approcher les donateurs qui ont donné des fonds désignés pour leur demander si ces fonds pourraient être réutilisés pour l’atténuation de la crise ?
Le revenu
- Avez-vous établi un plan de trésorerie (un calendrier de tous les revenus attendus) ?
- Avez-vous évalué de manière réaliste les revenus des étudiants (c’est-à-dire les frais de scolarité) dans le cadre de ce plan, en gardant à l’esprit que les inscriptions pourraient diminuer fortement au cours du ou des prochains trimestres ?
- Avez-vous également évalué les dons de manière réaliste, en vous rappelant que de nombreux donateurs peuvent être eux-mêmes dans une situation financière difficile ?
- Le cas échéant, avez-vous fait une projection réaliste de tout revenu supplémentaire provenant de tiers (revenus de location, autres activités commerciales, etc.) ?
- Quelles mesures votre école doit-elle prendre pour gérer les revenus du troisième degré? Avez-vous ajusté vos projections pour les projets de troisième génération (Projets Générateurs de Revenus) ? Existe-t-il des moyens créatifs de réorienter ces projets afin de générer de nouveaux revenus ?
Dépenses
- Avez-vous dressé la liste des dépenses de l’école et les avez-vous classées par ordre de priorité ? Quels sont les coûts réellement bénéfiques et ceux qui sont inutiles ? Quels sont les domaines de coûts particulièrement lourds ? Pourrait-on mettre fin immédiatement à certains coûts – opérations de construction, voyages en mission, achat de livres, etc. Pourrait-on réduire certains coûts – factures de téléphone, papeterie, impression, etc.
- Le budget prévoit-il de nouvelles dépenses liées à la pandémie ? Il peut s’agir de produits d’hygiène, de masques, de gants, de bons d’alimentation, de voyages d’urgence, etc. Comment ces dépenses changeront-elles au fur et à mesure de l’évolution de la situation ?
- Comment les rôles du corps enseignant et du personnel pourraient-ils être modifiés pour alléger la charge financière de l’école – en gardant à l’esprit les pressions auxquelles le corps enseignant et le personnel sont déjà confrontés ?
- Pour les professeurs en particulier, le fait de travailler à domicile réduira-t-il les frais de déplacement ? Les professeurs ont-ils des possibilités de formation bi-professionnelle (bien que cela puisse nécessiter une diminution de leurs responsabilités à l’école) ?
- Comment votre école pourrait-elle réaffecter les fonds discrétionnaires pour maintenir les salaires du corps enseignant et du personnel de base ?
- Comment pourriez-vous faire appel à votre communauté (administration municipale, fournisseurs de services publics, etc.) pour obtenir de l’aide (le cas échéant) ? Les frais de services publics ou les taxes pourraient-ils être reportés ou annulés, par exemple ?
- Comment votre école pourrait-elle renégocier les accords contractuels pour éviter les déficits budgétaires et les litiges (le cas échéant) ? Il peut s’agir d’un loyer, d’un crédit, d’un contrat de prêt ou d’un contrat de service. En particulier, quelles mesures essentielles de règlement des dettes votre école doit-elle prendre pour gérer les prêts, les découverts et les créances douteuses ?